Informática

Al servicio de la provincia

Para el equipo de Gobierno es importante la informática como herramienta de trabajo en la administración local. En el siglo XXI ya no es suficiente con hablar de la informática como ese instrumento que procuró una gran mejora y agilización en los procesos administrativos, ni tampoco como la gran base de datos que proporcionaba información o elaboraba informes en un corto espacio de tiempo.

La informática se ha convertido en obligatoria: es una herramienta de trabajo completamente insustituible para el buen funcionamiento de cualquier administración. Los ordenadores son una nueva forma de contener información: hoy nadie puede alegar ser un profesional eficaz si no es capaz de usar un ordenador. Entiende, por tanto, este equipo de Gobierno que la inversión en informática no es un gasto superfluo sino, todo lo contrario, una buena inversión en la agilización de los procesos administrativos.

La Diputación Provincial de Albacete ha de apostar por la modernización de este servicio al objeto de presentar ante los ciudadanos la imagen de modernidad que ellos se merecen, lo que implica que la innovación y las nuevas tecnologías deben estar siempre en el presente de un servicio de informática.

Es conveniente que a través de nuestro servicio de informática demos solución inmediata, adecuada y sencilla a nuestros clientes potenciales que son las administraciones locales de nuestra provincia. Nuestros clientes son pocos y con una problemática muy específica lo que hace que no encuentren soluciones con empresas multinacionales que no elaboran programas para un número tan reducido de clientes (en España, alrededor de ocho mil ayuntamientos).

Por otra parte, es de gran interés la personalización y humanización de la informática. Como en la realización de la programación propia se respetan las costumbres personales de los trabajadores al máximo, los programas y las máquinas se adaptan a los procesos de trabajo establecidos y no al revés, como sucede cuando se compra un programa donde las personas obligatoriamente se deben adaptar a las nuevas exigencias de los programas. Todo esto contribuye a crear un ambiente trabajo más humano y agradable.

No conviene olvidar que no es bueno depender de otras empresas. Cuando se adquiere un programa, la empresa se encarga de las futuras modificaciones y peticiones que se realicen. Sucede con bastante frecuencia que alguna Ley modificada puede afectar al funcionamiento del programa, y en estos casos la administración depende de empresas que le actualicen la programación. Si la programación es propia, el personal de la administración modifica o toma las medidas oportunas para corregir la deficiencia lo más inmediatamente posible.

Otra ventaja derivada de la elaboración de los propios programas es la posibilidad de ir en vanguardia en la investigación informática de nuevas aplicaciones. Ser de los primeros en aplicar nuevas tecnologías es muy difícil, pero será imposible si vamos detrás de lo que nos quiera poner una empresa.

Existen, por tanto, muchas razones por las que es conveniente apostar por una programación propia: compartimos y distribuimos libremente los programas con todos los usuarios de la provincia, comunicamos unos programas con otros según nuestras necesidades particulares, se amplía el programa a petición del usuario, posibilitamos una atención directa al usuario, proporcionamos independencia económica con respecto a las casas suministradoras, garantizamos la inmediatez en la entrega de las nuevas versiones y no estamos en desventaja en cuanto al coste si tenemos en cuenta la relación "calidad/precio".

Situación actual

Disponemos de un personal informático altamente cualificado. Con sus propios conocimientos han desarrollado las aplicaciones de recaudación, nóminas, municipios, etc., siendo especialmente importante la elaboración del programa contable SICAL; somos la única Diputación española que realizó un programa propio, lo que da una idea clara de la dificultad de la labor emprendida y finalizada con éxito.

Una aspecto que no podemos pasar por alto es la efectividad de la línea directa de atención al usuario: en su primera vertiente, con los desplazamientos de los técnicos hasta el punto en el que se encuentran los usuarios; en la segunda, el permanente contacto telefónico del personal técnico del Servicio de Informática de la Diputación, que atiende de manera inmediata cualquier preocupación o problema que puedan tener nuestros ayuntamientos. Este es un servicio muy estimado por nuestros usuarios, ya que saber que existe un teléfono donde le atenderán amablemente y les solucionaran su problema se ha convertido en el factor que más valoran en su relación con el servicio de informática y son conscientes de que no tienen ese tipo de servicio con otras empresas privadas.

NUEVAS POSIBILIDADES para el departamento de Informática

Es una realidad que cada día se abren más campos de actuación a los departamentos de informática. Las nuevas tecnologías permiten la entrada de la informática donde hace muy poco tiempo parecía imposible. En estos nuevos campos de actuación es donde la actual programación realizada por el departamento de informática se ha quedado más corta, y es donde deberemos actuar de forma contundente durante los próximos años, especialmente en siguientes aspectos:

Internet

Es un objetivo prioritario que las páginas de información de la Diputación en Internet (web) se conviertan en un periódico de información activa y diaria. La información que se genera en la Diputación (acuerdos, decretos de interés público, convocatorias, actos culturales, etcétera) puede publicarse en forma de páginas web en internet. Toda esta información puede enviarse por correo electrónico a asociaciones, medios de comunicación, particulares... Con este procedimiento, mucho más efectivo, eliminaremos los envíos por procedimientos muchísimo más lentos y con muchas más posibilidades de error.

Sistema de información interna para todo el personal de Diputación

Actualmente los diferentes departamentos de la Diputación de Albacete no conocen el trabajo de otros departamentos; son, prácticamente, compartimentos estancos. Es muy importante que el personal de un departamento conozca que se hace en otro con el fin de tener una coordinación en lo que podemos entender como el entramado que ha de conseguir un trabajo de equipo sin que existan duplicidades en algunas actuaciones de carácter general o puntuales. Utilizar Internet como órgano de información central donde todos los departamentos puedan enviar sus trabajos y a la vez conocer los de los demás supone una gran riqueza informativa para los propios trabajadores, para los ayuntamientos y para los ciudadanos en general.

Bases de datos para los municipios

Las bases de datos para municipios con los dos objetivos anteriores son importantes, pero no podemos olvidar que tenemos que seguir mejorando con la aplicación de nuevas tecnologías según vayan apareciendo, fundamentalmente, para dar un buen servicio a nuestros ayuntamientos. Por ejemplo, bases de datos por municipios de las noticias publicadas para que cada ayuntamiento sepa en qué le afecta la gestión de la Diputación, a la vez que cada ayuntamiento pueda tener la información de lo que hacen otros ayuntamientos y recoger aquellas actuaciones que sean de su interés para la dinámica municipal del propio.

Como consecuencia, es necesario completar las páginas de los ayuntamientos de la provincia. Esto significa desplazarse a ellos y elaborar, en coordinación con el departamento de cultura, la información municipal propia para colocarla en su respectiva página. Los ayuntamientos, incluyendo también a los más pequeños, deben tener la posibilidad de publicar sus noticias municipales, facilitándoles un dominio propio de acceso Internet para sus datos y suscribiéndoles a bases de datos de interés municipal, por ejemplo.

Otros objetivos que pueden conseguirse en la aplicación integral a través de Internet son:

• Abordar un programa de cartografía provincial de forma que cada ayuntamiento pueda consultarlo en la medida de sus necesidades, de forma que desde cualquier ordenador y bajo una clave de acceso pueden consultar los datos cartográficos de su término municipal.

• Elaborar un programa de registro con el condicionamiento de ventanilla única, que permita al ciudadano presentar una instancia a cualquier administración desde su ayuntamiento.

• Otro programa para seguimiento de obras y concesión de licencias urbanísticas. etc., son ejemplos de la necesidad de formar una aplicación integral que facilite la labor de los ayuntamientos y por lo tanto la comodidad para los ciudadanos.

• Formación continua de los usuarios, un aspecto que es necesario potenciar, ya que los secretarios e interventores municipales sufren numerosos traslados cada año, lo que hace que las personas que llegan nuevas a ocupar los puestos de trabajo necesiten formación y reciclaje en el manejo de las aplicaciones que tienen instaladas.

La informática en los organismos autónomos

La programación de los organismos autónomos dependientes de la Diputación se realiza desde el departamento de informática. Básicamente en lo que hace referencia al Organismo Autónomo Provincial de Gestión Tributaria y también al Instituto de Estudios Albacetenses.

Para ambos organismos es necesaria la conversión adecuada de todas sus aplicaciones y, como es necesario retocar la mayoría de los programas para realizar esta aplicación, es conveniente organizar una nueva aplicación soportada en bases de datos y lenguajes de moderna tecnología.

Conviene, por otra parte, cambiar el modelo de realización de los recibos de recaudación utilizando nuevas tecnologías, especialmente la tecnología de impresión láser, para lo que habrá que realizar una programación adecuada de formularios.

No podemos olvidar, además, que tenemos que prepararnos para tener la posibilidad de que el pago de recibos de recaudación se haga a través de Internet con tarjetas de crédito, lo que agilizaría extraordinariamente el cobro sin recargo para después realizar la programación de un servidor de transacciones seguras con las entidades bancarias.

El soporte informático para los municipios

La adaptación al euro, un reto

Uno de los proyectos a emprender de forma inmediata es la adaptación de la nómina de la Diputación provincial y de los ayuntamientos de la provincia al euro, un proyecto de gran envergadura que habría que aprovechar para convertirla en base de datos, que a su vez puede utilizarse para unirla con la aplicación de catálogo de puestos de trabajo y control horario.

Gestión de expedientes: el nuevo motor de la Diputación

Uno de los proyectos básicos a desarrollar será la implantación de un programa de gestión de expedientes. Este tipo de programas determina, no sólo el camino por donde debe realizarse un determinado proceso administrativo, sino que facilita la labor de los trabajadores, normaliza el tipo de alternativas a tomar, sin restringir la libertad de decisión, y constituye el eje fundamental de un buen trabajo administrativo. Genera un gran volumen de información adicional que ayuda a detectar "cuellos de botella" en los procesos y permite priorizar los trámites más urgentes.

Este tipo de programas se aplicaría a todo el conjunto de trámites administrativos que se realizan en la Diputación provincial: oficina de personal, gestión de decretos y acuerdos, planes provinciales, contratación de obras y servicios, etc., En definitiva, un objetivo que procurará la modernización de nuestro sistema de gestión durante los próximos años y que dará a la Diputación una nueva agilidad en la tramitación administrativa.

La informática en el área económica

Es necesario adaptar el actual programa SICAL –de gestión contable- al entorno Windows y al Euro, como sucede con el resto de aplicaciones antes mencionadas.

Debemos activar la normativa de prioridades en los documentos de pago que genera la contabilidad SICAL, de forma que se puedan determinar las urgencias en los pagos efectivos a los proveedores de forma autónoma.

Un objetivo a conseguir es la posibilidad de dar autonomía contable a los gestores de cada servicio. Es posible que los distintos jefes de servicio generen sus propios documentos de retención de crédito sobre las partidas de las que son responsables de gasto. Esto aumentaría la responsabilidad de los jefes de Servicio y evitaría de forma automatizada que un diputado responsable de área firmara un visto bueno de un proyecto sin consignación presupuestaria.

De cara a los empresarios y proveedores debemos publicar en internet una base de datos de proveedores con el estado actual del pago de sus facturas, para que consulten en qué estado se encuentra el proceso administrativo y se les indique la fecha aproximada de pago, todo ello desde sus sedes sociales provinciales o nacionales, protegiendo siempre esta base de datos con claves de acceso que mantengan la privacidad de los datos.

Mejor organización, mejores resultados

El departamento de informática ha seguido una línea evolutiva que se inició con gran entusiasmo y evolucionó a buena velocidad pero que, poco a poco, se ha ido ralentizando y, aunque el personal se ha especializado en temas concretos, nos falta un paso final muy importante: la división en áreas diferenciales de trabajo.

DIVISIÓN POR GRUPOS

Es necesario dividir el trabajo que se realiza en el Servicio de Informática en tres grupos bien diferenciados:

• GRUPO DE EXPLOTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LAS APLICACIONES EXISTENTES.

• GRUPO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS.

• GRUPO DE DESARROLLO.